Die geforderten technischen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend vorzunehmen und die rechtlichen Voraussetzungen zu erfüllen. Es wird vom Finanzamt nicht beanstandet, wenn die elektronischen Kassensysteme längstens bis zum 30.09.2020 noch über keine zertifizierte und technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Keine Ausnahme: Belegausgabepflicht.
Kassen Einnahmen-/ und Ausgaben sind:
Täglich, Einzeln, Vollständig, Richtig, Zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen.
Ein Besonderes Augenmerk sind auf die Ordnungsmäßigkeitskriterien zu richten. Diese sind:
Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit (Verfahrensdokumentation), Vollständigkeit, Richtigkeit, Lesbarkeit, Maschinelle Auswertbarkeit, Zeitgerechte Belegsicherung, Ordnung, Unveränderbarkeit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit
Die Einhaltung der aufgeführten Punkte reicht leider nicht aus. Im Fall einer Prüfung, muss sich der Prüfer einen schnellen Überblick verschaffen, hierbei ist eine Verfahrensdokumentation hilfreich. Eine Verfahrensdokumentation ist laut Finanzverwaltung:
die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens. Hierbei werden für die Steuer relevante Elemente verarbeitet. Diese Werte dürfen aber nicht nur aufgeschrieben werden, sondern diese müssen auch genauso angewendet werden. Eine Orientierungshilfe bietet ein Muster für eine Verfahrensdokumentation das als Word-Dokument auf der Homepage des Deutschen Fachverbandes für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. kostenlos zum Download bereitgestellt ist.
Für Offene Ladenkassen werden ab dem 01.01.2020 erhöhte Anforderungen gestellt. Es gilt der Grundsatz der Einzelaufzeichnung. Dazu zählen Einzelrechnungen bzw. Quittungen. Diese sind zwingend aufzuheben (Zählprotokoll).
Wenn Elektronische Kassen nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden und nicht aufrüstbar sind, dürfen diese längstens bis 31.12.2022 benutzt werden.
Alle Systeme die ab dem 01.01.2020 gekauft wurden, erfordern automatisch das Zertifikat des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnik.
Beachtung: bis 800 € Kaufpreis netto = Abzug 100 % Betriebsausgabe!
Welche Zertifikate die Kasse haben muss können Sie beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unter folgendem Link erfahren: BSI - Nach Technischen Richtlinien Zertifizierte Produkte & Systeme
Das benutzte Kassensystem und die Software sind dem Finanzamt, einen Monat nach Anschaffung über eine Onlineplattform mitzuteilen. Diese ist Stand Juni 2020 noch nicht online.
Wir haben versucht Ihnen die relevanten Internetadressen und Links darzustellen. Wenn Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns an oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Insbesondere wenn Sie eine Beratung wegen der Verfahrensdokumentation der Kasse wünschen.